Sebagai dokumen yang sering digunakan dalam perdagangan internasional, mengetahui apa bedanya proforma invoice dan commercial invoice. Walau sama-sama jenis faktur, keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Pada kesempatan kali ini, mari kita telusuri perbedaan utama antara proforma invoice dan commercial invoice.
Menelusuri Apa Bedanya Proforma Invoice dan Commercial Invoice
Invoice atau faktur adalah dokumen esensial yang disusun oleh penjual untuk pembeli, menyajikan rincian waktu dan catatan transaksi. Dokumen ini berperan penting dalam menyampaikan informasi yang dibutuhkan agar transaksi antara penjual dan pembeli menjadi lebih terperinci dan jelas.
Meskipun sama-sama berisi rincian mengenai barang dan harganya, proforma invoice dan commercial invoice memiliki perbedaan yang signifikan. Berikut ini penjelasan perbedaan proforma invoice dan commercial invoice.
Proforma Invoice
Proforma invoice merupakan dokumen krusial dalam proses jual-beli, yang berfungsi sebagai faktur sementara yang diberikan oleh pihak supplier atau penjual kepada pelanggannya sebelum pengiriman barang atau pengerjaan jasa dilakukan. Sering disebut sebagai faktur pengganti sementara, proforma invoice menjadi alat untuk memberikan peringatan kepada pembeli agar melunasi pembayaran atas barang atau jasa yang telah dibeli, terutama dalam konteks pengiriman bertahap atau pengerjaan proyek secara bertahap.
1. Sifatnya Perkiraan
Proforma invoice adalah sebuah dokumen yang bersifat perkiraan dan berfungsi sebagai proyeksi dalam suatu transaksi. Umumnya, dokumen ini digunakan sebelum terjadinya transaksi sebenarnya, khususnya pada tahap negosiasi atau ketika pembeli meminta penawaran harga dari penjual.
2. Tidak Mengikat Hukum
Proforma invoice tidak memiliki ikatan hukum yang mengikat sehingga tidak dapat dijadikan dasar pembayaran. Sebaliknya, dokumen ini lebih bersifat sebagai perkiraan biaya yang bisa mengalami perubahan seiring dengan perkembangan negosiasi atau kesepakatan.
3. Deskripsi produk yang Umum
Deskripsi produk dalam proforma invoice cenderung lebih umum dan kurang rinci dibandingkan dengan commercial invoice yang bersifat lebih formal.
4. Digunakan untuk Mendapatkan Persetujuan Pembeli
Proforma invoice sering kali digunakan sebagai alat untuk mendapatkan persetujuan dari pembeli sebelum barang dikirim atau transaksi sebenarnya dilakukan.
Commercial Invoice
Menurut Deskera, commercial invoice diartikan sebagai dokumen yang berfungsi sebagai permintaan pembayaran untuk barang yang dijual secara internasional. Dokumen ekspor khusus ini diperlukan oleh pihak bea cukai, instansi yang memiliki tanggung jawab mengawasi impor. Mereka memerlukan commercial invoice agar dapat dengan cepat menetapkan pajak, tarif, atau bea yang berlaku untuk pengiriman dan mencegah terjadinya penundaan.
1. Dokumen Bersifat Resmi
Commercial Invoice adalah dokumen resmi yang memiliki kekuatan hukum dan digunakan dalam transaksi perdagangan yang sebenarnya. Dokumen ini bukan hanya menjadi dasar untuk pembayaran, tetapi juga memicu langkah-langkah pabean dan pengiriman barang.
2. Isi Dokumen Rinci dan Spesifik
Commercial Invoice memberikan deskripsi produk yang sangat rinci dan spesifik, mencakup jumlah, harga per unit, total nilai, dan informasi relevan lainnya.
3. Sebagai Dasar untuk Pajak dan Bea Masuk
Dokumen ini menjadi dasar perhitungan pajak dan bea masuk oleh pihak bea cukai di negara penerima. Commercial Invoice diterbitkan setelah barang siap dikirim atau telah dikirimkan ke pembeli, mencerminkan bahwa transaksi perdagangan sebenarnya telah terjadi.
Perbedaan Proforma Invoice dan Commercial Invoice Menurut Ahli
Commercial invoice dan proforma invoice memiliki 6 perbedaan mendasar menurut Key Differences, yaitu sebagai berikut.
1. Isi Dokumen
- Commercial invoice merujuk pada dokumen yang berisi rincian produk atau layanan yang disediakan oleh penjual kepada pembeli.
- Proforma invoice memberikan informasi mengenai rincian barang yang telah dibeli dan akan dikirim kepada pembeli.
2. Jenis Dokumen
- Proforma invoice mirip dengan quotation, dokumen ini menampilkan komitmen penjual untuk memasok barang dengan tarif dan tanggal tertentu.
- Commercial invoice berperan sebagai tagihan, menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.
3. Tujuan Penggunaan
- Proforma invoice digunakan untuk membantu pembeli dalam membuat keputusan sebelum melakukan pemesanan.
- Commercial invoice digunakan sebagai konfirmasi penjualan dan permintaan pembayaran.
4. Pemberi Dokumen
- Proforma invoice disiapkan oleh penjual atas permintaan pembeli sebelum pemesanan dilakukan.
- Commercial invoice dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli setelah barang dikirim untuk meminta pembayaran.
5. Pencatatan Pembukuan
- Karena proforma invoice bersifat tiruan dan digunakan untuk menciptakan penjualan, tidak ada entri yang dibuat dalam pembukuan untuk transaksi keuangan.
- Commercial invoice merupakan faktur aktual dan menghasilkan transaksi keuangan, sehingga berfungsi sebagai dasar untuk membuat entri akuntansi.
6. Fungsi Dokumen
- Tujuan dasar proforma invoice adalah membantu pembeli dalam pengambilan keputusan terkait pemesanan.
- Commercial invoice diajukan oleh penjual untuk meminta pembayaran dari pembeli.
Dengan memahami apa bedanya proforma invoice dan commercial invoice adalah kunci dalam menjalankan transaksi perdagangan internasional dengan lancar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain itu, dengan memahami perbedaan ini, transaksi internasional bisa terdokumentasi dengan benar.